Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Wprowadzony w życie Uchwałą nr 8/2021 Zarządu CEDROB S.A. z dnia 1 grudnia 2021 roku
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych - pobierz wersję PDF

I. CEL REGULAMINU ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Celem niniejszego Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych (dalej „Regulamin”) jest rozwijanie przez Spółkę kultury wewnątrzorganizacyjnego sygnalizowania nieprawidłowości przez jej pracowników, co stanowi wyraz troski o dobro Spółki. Regulamin określa system wewnętrznego zgłaszania naruszeń i zapewnia ochronę dla osób chcących zgłosić naruszenia wewnętrznie. Dane osób dokonujących zgłoszenia są poufne i nie podlegają ujawnieniu w toku postępowania wyjaśniającego, bez jego wyraźnej i jednoznacznej zgody, chyba że takie ujawnienie jest konieczne na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących.

Niniejszy Regulamin przede wszystkim reguluje zasady zgłaszania odpowiednim osobom (tj. Zespołowi ds. interwencji) informacji o naruszeniach prawa, w zakresie o którym mowa w Części II niniejszego Regulaminu. Ponadto określa on także zasady postępowania ze zgłoszeniami przez Zespół ds. Interwencji, weryfikacji tych zgłoszeń, prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz działań podejmowanych po ich zakończeniu.

II. SYTUACJE PODLEGAJĄCE ZGŁOSZENIU.

Zgłaszane powinny być naruszenia prawa, tj. działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. zamówień publicznych;
2. usług, produktów i rynków finansowych;
3. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
4. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5. bezpieczeństwa transportu;
6. ochrony środowiska;
7. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
8. bezpieczeństwa żywności i pasz;
9. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
10. zdrowia publicznego;
11. ochrony konsumentów;
12. ochrony prywatności i danych osobowych;
13. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
14. interesów finansowych Unii Europejskiej;
15. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

III. OCHRONA OSOBY DOKONUJĄCEJ ZGŁOSZENIE.

1. Spółka podejmie wszelkie środki mające na celu zapewnienie ochrony osobom dokonującym zgłoszenia, tj. osobom fizycznym będącym pracownikami CEDROB S.A., ubiegającym się o zatrudnienie oraz współpracownikom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego.

2. Zgłaszający podlega ochronie, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Dokonujący zgłoszenia, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązana ze zgłaszającym, będący pracownikiem, współpracownikiem oraz osoby ubiegające się o zatrudnienie nie mogą być niekorzystnie traktowani z powodu dokonania zgłoszenia. Za niekorzystne traktowanie, uważa się w szczególności:

1. odmowę nawiązania stosunku pracy,
2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
4. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą,
7. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
10. niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
11. negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
12. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
13. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
14. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
15. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego.

4. Zakazane są wszelkie formy działań odwetowych wobec osób dokonujących zgłoszenia, w tym groźby działań odwetowych i próby ich podejmowania.

IV. SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ

1. Zgłaszający ma prawo zgłosić informację o naruszenia prawa, o których mowa w Części II niniejszego Regulaminu.

2. Zgłoszenie, będzie przyjmowane i rozpatrywane przez Zespół ds. Interwencji (dalej „Zespół”), funkcjonujący przy Biurze Zarządu CEDROB S.A.

3. Zgłoszenia naruszenia prawa mogą być składane:

• osobiście w siedzibie spółki (pokój nr 317) lub 
• pisemnie na adres Spółki: CEDROB S.A., Ujazdówek 2A, 06-400 Ciechanów, z dopiskiem „Biuro Zarządu – nie otwierać”.

4. Zgłoszenie na piśmie wysłane na adres Spółki z odpowiednim dopiskiem jest korespondencją wyłączoną z obsługi kancelaryjnej i jest przekazywana bezpośrednio do Zespołu.

5. Każdy członek Zespołu zobowiązany jest do zachowania poufności, co do każdego zgłoszenia, niezależnie od tego, czy zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i czy w wyniku jego dokonania zostaną podjęte dalsze działania następcze. Ponadto, każdy członek Zespołu będzie posiadał pisemne upoważnienie Zarządu CEDROB S.A. do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych, określonych w pkt. V ppkt. 3 niniejszego Regulaminu, oraz przetwarzania danych osobowych osób, oraz złoży oświadczenia, w którym zobowiąże się do zachowania tajemnicy i poufności co do wszelkich informacji i dokumentów ujawnionych mu w związku ze zgłoszeniem.

6. Zgłoszenia nie będą podlegały rozpatrzeniu w przypadku, gdy Zespół stwierdzi oczywistą bezzasadność zgłoszenia lub w przypadku, gdy stwierdzi całkowitą niemożności weryfikacji okoliczności przytoczonych w treści Zgłoszenia.

V. INFORMACJA ZWROTNA.

1. Zespół po otrzymaniu zgłoszenia przekazuje osobie zgłaszającej naruszenie - potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7  dni od jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2. Zespół po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności.

3. Działaniami następczymi są działania podjęte przez Zespół będący odbiorcą zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym między innymi poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne czy postępowanie wyjaśniające.

4. Po wpłynięciu zgłoszenia, dalsza komunikacja pomiędzy osobą, która dokonała zgłoszenia, a Zespołem będzie odbywać się za pośrednictwem adresu wskazanego w zgłoszeniu. W przypadku wskazania przez Zgłaszającego adresu poczty elektronicznej do kontaktu, komunikacja ze strony Zespołu związana ze zgłoszeniem będzie prowadzona przy użyciu następującego adresu e-mail: interwencje@cedrob.com.pl.

5. Zespół po przeprowadzeniu czynności w ramach postępowania wyjaśniającego przekazuje - w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy od dnia wysłania potwierdzenia otrzymania zgłoszenia, osobie, która dokonała zgłoszenia, lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia - informację zwrotną o dokonanych ustaleniach. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

6. Zespół prowadzi odrębny Rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym gromadzona są następujące dane: numer sprawy; przedmiot naruszenia; datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego; informację o podjętych działaniach następczych; datę zakończenia sprawy. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

7. W przypadku, gdy naruszenie jest zgłaszane osobiście, członek Zespołu przyjmujący zgłoszenie dokumentuje to zgłoszenie za pomocą dokładnego protokołu spotkania przygotowanego przez członka Zespołu, jednocześnie zapewniając osobie dokonującej zgłoszenia możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

VI. POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE.

1. Zespół jest uprawniony do zbadania zasadności otrzymanego zgłoszenia, w szczególności zweryfikowania czy powołane w zgłoszeniu okoliczności stanowią naruszenie lub nadużycie obowiązujących przepisów prawa. W tym celu Zespół jest uprawniony do zwrócenia się do pracowników Spółki z prośbą o udzielenie wyjaśnień lub informacji oraz z prośbą o przedstawienie dokumentów, które mogą być pomocne przy analizie otrzymanego zgłoszenia.

2. Zespół jest uprawniony zwrócić się do osoby dokonującej zgłoszenia z wnioskiem o udzielenie dodatkowych informacji lub wyjaśnień dotyczących dokonanego zgłoszenia.

3.Zespół jest zobowiązany do zachowania poufności w zakresie uzyskanych wyjaśnień, informacji i dokumentów oraz danych dotyczących osób, które udzieliły wyjaśnień lub przekazały Zespołowi informacje lub dokumenty.

4. W przypadku ustalenia przez Zespół, w wyniku przeprowadzonych czynności, że otrzymane zgłoszenie jest uzasadnione, Zespół sporządzi raport określający rodzaj naruszenia (lub uzasadnionego podejrzenia jego wystąpienia) oraz przedstawi w nim proponowane działania Prezesowi Zarządu  zmierzające do usunięcia naruszenia lub działania naprawcze oraz wskaże ewentualne działania, które mogą zapobiegać występowaniu tego rodzaju naruszeń w przyszłości.

5. Prezes Zarządu w przypadku, gdy uzna to za uzasadnione, może podjąć w szczególności następujące czynności: podjąć działania naprawcze wskazane w raporcie sporządzonym przez Zespół; podjąć środki dyscyplinarne wobec pracownika, który dopuścił się naruszenia lub nadużycia; podjąć inne działania przewidziane w obowiązujących przepisach prawa.

6. Wszelkie działania, o których mowa powyżej, będą podejmowane niezwłocznie, przy uwzględnieniu rodzaju dokonanego zgłoszenia.

VII. ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZENIA

1. Na skutek otrzymanego zgłoszenia jest wszczynane postępowanie wyjaśniające.

2. Dane osoby zgłaszającej nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem wyjaśniającym.

3. Dane osoby zgłaszającej naruszenie mogą być ujawnione za zgodą tej osoby albo na żądanie uprawnionego organu. Ujawnienie  w/w danych może nastąpić w sytuacji, gdy wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w związku z prowadzonymi postępowaniami przez organy krajowe, a w szczególności na żądanie sądu lub prokuratora.

VIII. ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE.

1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego lub organu centralnego, a w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego w sposób przewidziany w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w trybie określonym w procedurze opracowanej przez ten organ.

2. Organem Centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich, natomiast organami publicznymi są organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów. Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

3. Informacje o trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia, zostaną udostępnione na stronach internetowych organu centralnego oraz organu publicznego.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

Niniejszy Regulamin zgłoszeń wewnętrznych zostanie umieszczony na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółki, stronie internetowej Spółki: www.grupacedrob.pl, w zakładce „O nas” oraz na portalu pracowniczym DANTE.